Programul Național de Digitalizare pentru IMM-uri oferă companiilor posibilitatea de a finanța investiții în infrastructură IT, aplicații software și alte servicii de digitalizare aprobate prin proiect. După depunerea și aprobarea finanțării, beneficiarul are nevoie de o firmă de integrare care să furnizeze, să implementeze și să integreze toate soluțiile prevăzute în investiție.
O firmă de integrare pentru pachetul de digitalizare nu livrează doar echipamente sau aplicații individuale. Rolul ei este să proiecteze o infrastructură coerentă, în care serverele, rețeaua, calculatoarele, aplicațiile software, soluțiile de securitate, sistemele pentru managementul documentelor și, atunci când sunt prevăzute în proiect, website-ul sau magazinul online, funcționează împreună ca un singur sistem.
În practică, furnizorul serviciilor de digitalizare aprobate este implicat încă din etapa de pregătire a proiectului, prin elaborarea ofertei tehnice și estimarea costurilor necesare stabilirii bugetului investiției. După aprobarea finanțării, același integrator implementează soluțiile prevăzute în proiect, configurează infrastructura, realizează integrarea dintre toate componentele și pregătește documentația tehnică necesară recepției.
Pe scurt: Dacă ai un proiect aprobat prin Programul Național de Digitalizare pentru IMM-uri, ai nevoie de o firmă de integrare care să implementeze serviciile de digitalizare aprobate, să configureze infrastructura IT și să integreze toate soluțiile într-un sistem funcțional, pregătit pentru recepția finală.
Ce înseamnă integrarea într-un proiect de digitalizare
Integrarea într-un proiect de digitalizare înseamnă proiectarea și implementarea tuturor componentelor, astfel încât acestea să funcționeze ca un singur sistem. Infrastructura IT, aplicațiile software, soluțiile de securitate, echipamentele de imprimare și platformele digitale nu trebuie privite ca investiții independente, ci ca elemente ale aceleiași infrastructuri.
Una dintre cele mai frecvente greșeli este ca investiția să fie tratată ca o simplă listă de produse. În realitate, performanța unui proiect de digitalizare nu este dată de serverul ales sau de aplicația software implementată, ci de modul în care toate componentele sunt proiectate să comunice și să funcționeze împreună.
De exemplu, stațiile de lucru trebuie configurate pentru infrastructura existentă, iar serverele trebuie dimensionate în funcție de aplicațiile utilizate, numărul de utilizatori și dezvoltarea estimată a companiei. Un server subdimensionat poate deveni un blocaj după câteva luni de utilizare, iar unul supradimensionat înseamnă o investiție inutilă încă din etapa implementării.
Același principiu se aplică și infrastructurii de rețea. Rețeaua trebuie proiectată pentru întregul ecosistem digital al companiei, nu doar pentru calculatoarele existente. Pe lângă stațiile de lucru, aceasta trebuie să susțină servere, imprimante de rețea, telefoane IP, camere de supraveghere, sisteme de control acces, puncte wireless și alte echipamente care vor face parte din infrastructura implementată. O rețea proiectată doar pentru necesitățile actuale poate necesita modificări costisitoare pe măsură ce compania se dezvoltă.
Soluțiile de securitate trebuie integrate în întreaga infrastructură IT. Firewall-ul, sistemele de backup, protecția endpoint-urilor și celelalte soluții de securitate trebuie configurate astfel încât să protejeze toate aplicațiile și datele companiei. Implementarea lor independentă poate crea puncte vulnerabile și reduce eficiența întregului sistem.
Integrarea este la fel de importantă și în cazul aplicațiilor software. ERP-ul, CRM-ul, aplicațiile de gestiune și celelalte sisteme utilizate în companie trebuie să facă schimb automat de informații. Dacă acestea funcționează separat, aceleași date vor fi introduse de mai multe ori, crescând timpul de lucru și riscul de erori. Atunci când proiectul include dezvoltarea unui website de prezentare, a unui magazin online sau a unui portal pentru clienți, aceste platforme trebuie integrate cu aplicațiile interne și cu infrastructura implementată, astfel încât informațiile să circule automat între toate componentele sistemului.
Acesta este rolul unei firme de integrare pentru Programul de Digitalizare: să proiecteze și să implementeze toate soluțiile aprobate, astfel încât investiția să funcționeze ca un sistem unitar, stabil, sigur și ușor de administrat. Diferența dintre un proiect reușit și unul care generează probleme pe termen lung nu este dată de numărul echipamentelor achiziționate, ci de modul în care acestea sunt integrate încă din faza de proiectare.
Ce include un pachet de digitalizare pentru IMM-uri
Un pachet de digitalizare este alcătuit din soluțiile aprobate prin proiect și implementate de firma de integrare. Structura acestuia diferă de la o companie la alta, însă majoritatea proiectelor includ infrastructură IT, aplicații software, soluții de securitate și, în funcție de activitatea beneficiarului, platforme digitale sau sisteme pentru managementul documentelor.
Infrastructura IT reprezintă baza întregului proiect. Aceasta poate include calculatoare și stații de lucru, servere, echipamente de rețea, soluții wireless, sisteme de stocare, backup și servicii cloud. Toate aceste componente sunt proiectate astfel încât să susțină aplicațiile și serviciile implementate în cadrul investiției.
Componenta software cuprinde, în funcție de necesitățile companiei, sisteme ERP și CRM, aplicații pentru managementul documentelor, soluții personalizate și instrumente pentru automatizarea proceselor interne. Implementarea acestora urmărește reducerea activităților repetitive și îmbunătățirea fluxului de informații între departamente.
În multe proiecte sunt implementate și soluții de securitate și control, precum firewall, securitate cibernetică, control acces, supraveghere video, sisteme de alarmare și protecția datelor. Acestea nu sunt tratate ca sisteme independente, ci sunt integrate în aceeași infrastructură pentru a asigura protecția întregului mediu IT.
Atunci când proiectul prevede și dezvoltarea unei componente online, aceasta poate include un website de prezentare, un magazin online, un portal pentru clienți sau o platformă B2B. Aceste soluții sunt integrate cu aplicațiile și infrastructura implementate, astfel încât schimbul de informații să se realizeze automat și fără procese redundante.
În funcție de specificul activității, proiectul poate include și soluții pentru imprimare profesională, scanare, arhivare electronică și managementul documentelor, toate integrate în aceeași infrastructură.
Indiferent de componentele aprobate prin proiect, obiectivul rămâne același: implementarea unui sistem digital unitar, în care toate soluțiile funcționează împreună și pot fi administrate eficient.
Cum implementează o firmă de integrare un proiect de digitalizare
Implementarea unui proiect de digitalizare începe cu analiza infrastructurii existente și a soluțiilor aprobate prin proiect. Pe baza acestor informații sunt alese echipamentele și aplicațiile compatibile, este proiectată arhitectura tehnică și sunt stabilite etapele de implementare.
După livrarea echipamentelor, urmează configurarea infrastructurii IT, instalarea aplicațiilor software, integrarea sistemelor și testarea funcționării acestora. În această etapă sunt configurate serverele, rețeaua, soluțiile de securitate, sistemele pentru managementul documentelor și celelalte componente prevăzute în investiție, astfel încât acestea să funcționeze ca un singur sistem.
Implementarea nu se încheie odată cu instalarea echipamentelor. Înainte de recepția proiectului, sunt verificate toate funcționalitățile, utilizatorii sunt instruiți, iar beneficiarul primește documentația tehnică necesară finalizării investiției.
O infrastructură proiectată și implementată corect poate fi extinsă în următorii ani fără înlocuirea principalelor componente. În schimb, o implementare realizată fără o proiectare unitară generează costuri suplimentare și limitează dezvoltarea ulterioară a companiei.
Cine implementează proiectul de digitalizare?
În cadrul Programului Național de Digitalizare pentru IMM-uri, consultantul și firma de integrare au responsabilități diferite.
Consultantul se ocupă de pregătirea documentației și de partea administrativă necesară obținerii finanțării. Firma de integrare este responsabilă de implementarea tehnică a proiectului: furnizarea și configurarea echipamentelor, implementarea aplicațiilor software, integrarea tuturor componentelor și pregătirea documentației tehnice necesare recepției.
Din acest motiv, alegerea firmei de integrare este la fel de importantă ca obținerea finanțării. Calitatea implementării influențează funcționarea sistemului pe termen lung și posibilitatea de dezvoltare ulterioară a companiei.
De ce să alegi o singură firmă de integrare?
În unele proiecte există tentația de a achiziționa fiecare componentă de la un furnizor diferit: infrastructura IT de la o companie, aplicațiile software de la alta, iar platforma online de la un dezvoltator specializat. Deși această abordare poate părea avantajoasă, coordonarea implementării revine beneficiarului.
Atunci când sunt implicați mai mulți furnizori, fiecare răspunde doar pentru propria componentă. Dacă apare o problemă de compatibilitate sau funcționare, responsabilitatea este transferată de la un furnizor la altul, iar identificarea cauzei poate întârzia implementarea proiectului.
O firmă de integrare coordonează întregul proces și își asumă responsabilitatea pentru funcționarea tuturor componentelor implementate. Infrastructura IT, aplicațiile software, soluțiile de securitate și platformele digitale sunt proiectate și configurate ca parte a aceluiași sistem.
Pentru beneficiar, acest lucru înseamnă un singur partener tehnic, o singură responsabilitate pentru implementare, documentație unitară, compatibilitate între toate soluțiile și suport pentru întreaga infrastructură.
Cauți o firmă de integrare pentru Programul de Digitalizare?
Dacă ai obținut finanțare prin Programul Național de Digitalizare pentru IMM-uri și cauți o firmă care să implementeze soluțiile aprobate prin proiect, uniTECH oferă servicii complete de integrare, de la analiza infrastructurii existente și întocmirea ofertei tehnice până la implementarea și integrarea tuturor componentelor prevăzute în investiție.
Fiecare proiect începe cu evaluarea infrastructurii existente și a obiectivelor companiei. Pe baza acestor informații este proiectată soluția tehnică și sunt selectate echipamentele, aplicațiile și serviciile de digitalizare compatibile cu cerințele proiectului și cu dezvoltarea viitoare a afacerii.
În experiența noastră, cele mai multe probleme nu apar din cauza echipamentelor, ci din lipsa unei proiectări unitare. De aceea, implementarea urmărește integrarea tuturor componentelor într-o singură infrastructură: servere, rețele, stații de lucru, soluții de securitate, aplicații software, sisteme pentru managementul documentelor și celelalte servicii de digitalizare aprobate.
Atunci când proiectul include și dezvoltarea componentei online, uniTECH implementează și integrează website-uri de prezentare, magazine online, platforme B2B, portaluri pentru clienți și alte platforme web prevăzute în investiție. Acestea sunt dezvoltate împreună cu identitatea vizuală a companiei, elementele de branding și canalele oficiale de social media, apoi integrate cu aplicațiile și infrastructura implementate, astfel încât toate sistemele să funcționeze unitar și schimbul de informații să se realizeze automat.
Rezultatul nu este o colecție de echipamente și aplicații instalate separat, ci o infrastructură digitală completă, în care infrastructura IT, aplicațiile software, platformele web și celelalte soluții digitale funcționează împreună și pot susține dezvoltarea companiei pe termen lung.
Ai un proiect de digitalizare aprobat?
Dacă ai nevoie de o firmă de integrare pentru implementarea pachetului de digitalizare, echipa uniTECH poate furniza și integra infrastructura IT, aplicațiile software, soluțiile de securitate, sistemele pentru managementul documentelor, platformele web și celelalte componente prevăzute în proiect.
